Projeto de Rede Social Corporativa - Armadilhas comuns e como evitá-las

Durante toda esta semana estive envolvido em discussões profundas sobre os desafios da Adoção em um projeto de Rede Social Corporativa. Como já discutimos aqui, trata-se de um projeto que demanda, além de estudos e cuidados com a tecnologia, de uma atenção especial com a parte "humana", ou comportamental. Vou aproveitar este post para compartilhar algumas das principais armadilhas que podem aparecer em um projeto deste tipo e, claro, tentar analisar o que fazer para evitá-las. É claro que não é uma lista exaustiva. Vamos a elas:

1. Tratar o projeto como sendo de uma única área da empresa - Um projeto de RSC não é propriedade de nenhuma área específica. Não é de TI, nem de Comunicações, nem de Marketing ou de Recursos Humanos. Também não é de P&D ou da área de Engenharia ou de Vendas. Na prática, é um projeto tipicamente "compartilhado" e que, como tal, deve levar em consideração informações, preocupações e anseios de cada uma destas áreas. 
   
   
   Talvez a maior armadilha seja não convidar, para o projeto, as áreas de negócio da empresa. Ao deixá-las de fora do projeto, podemos estar excluindo aqueles que eventualmente terão o maior benefício e que podem, no final, transformar todo o conhecimento gerado e registrado na RSC em valor de negócio para a empresa.
   
   Considere constituir um "Conselho Digital", com representantes das diversas áreas da empresa. Desta forma estamos criando um fórum único para discutir o projeto e minimizando riscos associados com o distanciamento de importantes players.
2. Considerar a solução de RSC como um componente isolado da infraestrutura de TI - Toda empresa tem sistemas legados, que podem estar em mainframes ou em simples planilhas. O fato é que estes sistemas, além de armazenar informações, estão profundamente associados a diversos processos de negócio. Ignorar estes sistemas vai contra um dos principais objetivos da RSC que é, exatamente, o de acabar com os silos dentro de uma empresa. É fundamental integrar os sistemas e garantir que o conhecimento permeie todo o ambiente corporativo. Para isso, integrar com os sistemas em uso deve ser uma das preocupações do projeto.
   
   Este é um assunto de TI. Cabe à área de Arquitetura desenhar projeto considerando a adesão da solução sendo implementada ao restante da Arquitetura de Referência da empresa. Existem inúmeros pontos de integração que podem trazer enormes benefícios. Se sua empresa tem um sistema do tipo ERP, considere integrá-lo. Se tem um sistema de CRM, estude como fazer para que as informações geradas neste sistema sejam devidamente compartilhadas.
   
   Garanta que a área de TI tenha uma Arquitetura de Referência e que a solução da RSC integre-se a ela.
3. Implementar o projeto em um único passo, como se fosse um Big Bang - Diferentemente de outros projetos, uma RSC tem um componente forte relacionado com a "adoção", com a aceitação, pelas pessoas, do novo ambiente. Não é possível forçar os funcionários a colaborar. Errar em um projeto deste tipo pode ser fatal e, pior, você pode não ter uma segunda chance para conquistar seu público.
   
   
   A melhor abordagem é desenvolver um plano de trabalho em fases, com um piloto bem definido e com avanços bem projetados. O projeto é uma Jornada, com etapas que devem ser seguidas.
4. Monitorar ou Moderar em demasia - Excesso no monitoramento do que é publicado, número exagerado de regras e grande foco em controles pode afastar os funcionários de sua RSC. Ao criar um ambiente onde, em tese, deve-se ter mais liberdade para contribuições é importante "deixar rolar". Claro que é importante educar e informar o que é permitido fazer e o que não é, mas tudo tem que ser feito de forma aberta e transparente. O maior inimigo de uma RSC, e uma das grandes armadilhas deste tipo de projeto, é o controle excessivo.
   
   Devemos sempre nos lembrar que o principal componente de uma RSC são os funcionários, seus membros, aqueles que, no fim do dia, estarão compartilhando conhecimento. Pessoas devem ser tratadas da forma correta pois tudo depende de sua vonta de contribuir. A melhor abordagem, neste caso, é a educação. Melhor que Proibir e Censurar é Educar e Moderar, no formato adequado.
   
   Assegure-se de construir um Guia de Comportamento em Redes Sociais e que todos tenham uma visão clara.
5. Não levar em consideração a Cultura da empresa - Antes de começar você precisa admitir que não conhece a cultura de sua empresa. Ou, pelo menos, que não a conhece por completo. E precisa estar preparado pois, um projeto de RSC vai expor de forma mais direta a cultura de sua empresa. Tanto as coisas boas quanto as ruins. É mais ou menos como se você, hoje, estivesse vendo apenas a ponta de um iceberg. Grande parte da cultura de uma empresa não está visível, mas está em simplesmente todos os detalhes de sua operação.
   
   
   Antes de iniciar um projeto deste tipo, é importante fazer um bom mapeamento da cultura de sua empresa. Somente depois será possível dizer se sua empresa está madura ou não para este projeto. O nível de maturidade é um importante indicador. Ele vai apontar gaps que vão demandar cuidados especiais durante o projeto.
6. Ignorar a necessidade de Change Management - Associado com a da cultura corporativa, vem a questão de Change Management. Sua empresa vai sair de um determinado status para outro. Ela vai passar de um ponto A para um ponto B e é fundamental tratar esta transformação corretamente, para evitar crises e decepcções. Mais ainda, com um processo de Change Management bem estruturado, é possível liderar as mudanças pelo caminho desejado.

Vale lembrar que qualquer projeto tem suas armadilhas e que um bom planejamento pode mitigar os riscos associados a elas. A fase de planejamento deve analisar estes e outros tópicos de forma detalhada. Parte principal da minha missão profissional é executar o que chamamos de Social Business Agenda. E, grande parte deste trabalho é, exatamente, mapear os riscos e armadilhas "escondidos" neste tipo de projeto.

Com o Social Business Agenda, é possível, de forma estruturada, transformar uma empresa, aumentando a colaboração, a inovação, melhorando a gestão do conhecimento e, no fim do dia, alcançando seus objetivos de negócio.

E você, quais outras armadilhas vê em projetos de Redes Sociais Corporativas?